Комп'ютеризація аналізу необоротних активів підприємства

В сучасних нестабільних економічних умовах, невід’ємною складовою успіху підприємства при здійсненні фінансово-господарської діяльності є комп’ютеризація діяльності підприємства.

Аналітична обробка економічної інформації дуже трудомістка та потребує великого обсягу різноманітних обчислень.

Обчислювальні засоби, які є у розпорядженні підприємства, дозволяють повністю автоматизувати обробку віх економічних даних, в тому числі і з аналізу господарської діяльності. Роль автоматизації аналітичних розрахунків полягає у наступному:

Підвищується продуктивність роботи економістів – аналітиків. Вони звільняються від технічної роботи та більше приділяють уваги творчій діяльності, що дозволяє здійснювати більш глибокі дослідження, вести постановку більш складних економічних задач;

Більш глибоко та всебічно досліджуються економічні явища та процеси, більш повно вивчаються фактори та виявляються резерви підвищення ефективності діяльності підприємства;

Підвищується оперативність та якість аналізу, його загальний рівень та дієвість.

Сучасні підприємства характеризуються високим рівнем динамічності господарських процесів та диверсифікацією діяльності, що обумовлює зростання обсягів економічної інформації та складності її обробки.

Внаслідок цього виникає необхідність застосування автоматизованої системи аналізу на базі комп’ютерної техніки, яка забезпечує вирішення комплексу задач, серед яких виділяють:

повне і своєчасне задоволення інформаційних потреб користувачів;

виконання контрольних завдань з метою отримання необхідної інформації про наявні відхилення;

отримання комп’ютерних управлінських рішень;

здійснення аналізу і прогнозування фінансово-господарської діяльності підприємства.

З використанням обчислювальної техніки з’явилася можливість прийняття управлінських рішень на базі оптимізаційних багатоваріантних задач.


Бурхливий розвиток комп’ютерної техніки і програмного забезпечення в останні роки зумовив суттєві зміни у підходах створення автоматизованих систем обробки економічної інформації. Основоположними принципами нової інформаційної технології є:

забезпечення спілкування кінцевого споживача із системою автоматизації професійною мовою, а також представлення вхідної і вихідної інформації у зручній для користувача формі;

забезпечення можливості рішення поставлених облікових, аналітичних і контрольних задач незалежно від ступеню їх складності;

створення таких умов роботи, при яких кінцевий споживач здійснює управлінські процеси в режимі активного діалогу з ПЕОМ, що постійно удосконалюється [2].

Для здійснення функціонування об’єкта управління в автоматизованій системі обліку та аналізу формується інформаційне забезпечення, структура якого наведена на рис. 1.

Відповідно до рис. 1. позамашинне інформаційне забезпечення складається із системи класифікації і кодування інформації, нормативно-довідкової, оперативної та системи організації ведення, зберігання та внесення змін у нормативну документацію.

Система класифікації і кодування дозволяє представити інформацію у найбільш зручній і компактній формі, раціонально організувати систему файлів і забезпечити оптимальне групування, виборку та інші логічні операції.

Система кодування повинна:

містити необхідну інформацію про об’єкти;

використовувати в якості алфавіту кода цифри і букви;

забезпечувати достатній резерв незайнятих кодів для можливості кодування нових об’єктів без порушення структури класифікатора;

передбачити можливість автоматизованого контролю помилок тощо.

Особливостями внутрішньомашинного інформаційного забезпечення виступають:

простий та оперативний пошук даних;

можливість прямого доступу до будь-якого файлу;

можливість накопичення і постійного оновлення файлів;

виключення дублювання файлів;

високий ступінь інтеграції.

 


Рис. 1. Структура інформаційного забезпечення системи автоматизації аналізу основних засобів

 

Інформаційні взаємозв’язки задач обліку та аналізу з іншими підсистемами автоматизованої системи управління підприємства здійснюються згідно з наступними правилами:

використання взаємної інформації;

спорідненість окремих джерел інформації;

спорідненість окремих первинних носіїв інформації;

єдність системи кодування інформації;

наявність зворотнього зв’язку;

єдність системи показників.

Автоматизація аналітичних розрахунків та сам аналіз основних засобів підприємства піднялися на більш високий рівень із застосуванням ПЕОМ, для яких характерна висока продуктивність та простота в експлуатації, наявність розвинутого програмного забезпечення, діалогового режиму роботи та ін.

Необхідною умовою створення автоматизованих систем аналітика є наявність технічної бази (ПЕОМ), бази даних про господарську діяльність підприємства, бази знань (методів та методик аналізу) та програмних засобів [1].

Створення автоматизованих систем аналітика потребує вирішення багатьох організаційних питань, які пов’язані з інформаційним, математичним, технічним, програмним забезпеченням. Можна виділити наступні етапи організації автоматизованих систем аналітика:

Підбір кадрів для розробки та впровадження автоматизованих систем аналітика;

Вивчення діючої методики аналізу господарської діяльності та його організації;

Дослідження та вивчення діючої інформаційної системи аналізу;

Постановка задач комплексного економічного аналізу ;

Розробка алгоритмів та моделей вирішення задач;

Розробка нової інформаційної системи, створення банку даних для автоматизованих систем аналітика;

Розробка машинних програм рішення задач аналізу господарської діяльності на алгоритмічних мовах ПЕОМ;

Впровадження автоматизованих систем аналітика в практику управління підприємством.

 

Створення і розвиток інформаційних технологій зумовили потребу розробки концепцій організації проведення аналізу, зокрема основних засобів, за допомогою ПЕОМ.

 

Виділяють наступні підходи до проведення автоматизованого аналізу:

пов’язаний лише з отриманням інформації із середовища обчислювального процесу і передбачає проведення порівняння первинних даних з вихідними даними та даними звітності вручну;

проводиться з метою правильності відображення операцій на підставі введених звітних даних і даних реєстрів бухгалтерського обліку;

здійснюється безпосередньо із застосуванням обчислювальної техніки.

 

Проведення аналізу в умовах автоматизованих систем обліку залежить від:

рівня автоматизації бухгалтерського обліку;

наявності методик проведення автоматизованого аналізу;

ступеня доступності облікових даних;

складності обробки економічної інформації.

 

Із застосуванням автоматизації системи бухгалтерського обліку значно змінюється процес проведення аналітичних процедур. При організації проведення аналізу з використанням ПЕОМ аналітик повинен добре орієнтуватися в автоматизованих системах обліку та аналізу, а також розумітися на принципах розподілу функцій взаємного контролю серед працівників облікової служби підприємства.

Методи і засоби, які застосовуються для аналізу в складних інформаційних системах, побудованих на основі автоматизованих систем обробки економічної інформації, групуються наступним чином:

робота в реальному режимі часу з реальними даними;

робота із статистичними даними;

робота з імітаційними даними;

проведення аналізу спеціальними програмними засобами.

 

За допомогою спеціальних програмних засобів мають здійснюватися перевірка, моделювання та аналіз облікових даних з метою визначення їх повноти, якості, правомірності і достовірності. Для цього здійснюються порівняння змодельованих облікових даних з реальними даними інформаційної системи, а також тестування розрахунків і перерахунку, підсумовування, повторне упорядкування та формування звітних даних і порівняння їх з реальними даними. Крім того, контролюють правильність відновлення даних. Схема проведення аналізу з використанням комп’ютерної техніки наведена на рис. 2.

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Рис. 2.Схема проведення аналізу за допомогою автоматизованої системи

 

Програми загального призначення з аналізу припускають роботу певних тестів на фактичних даних. За допомогою таких програмних засобів здійснюються перевірка й аналіз записів на підставі певних критеріїв з метою визначення їх якості, повноти, спроможності і правильності. Для цього також використовується база знань, яка дає змогу визначити невідповідність і прийняти необхідні рішення. Таке програмне забезпечення дає змогу здійснити тестування розрахунків, необхідні перерахунки і порівняти отримані результати з нормативними даними. Отже, завдяки зіставленню даних, які сформувалися із сумісними з ними даними, програмні засоби дадуть змогу провести дослідження за певними критеріями і прийняти необхідне управлінське рішення. Під час роботи із спеціальними аналітичними програмними продуктами поетапно мають виконуватися процедури, наведені на рис. 3.

 

 

 

 

 

 


 

 

 

Рис. 3. Етапи проведення аналізу в умовах застосування ПЕОМ

 

На першому етапі визначаються завдання, які необхідно вирішити при аналізі за допомогою спеціального програмного забезпечення.

На другому етапі складається план виконання поставлених завдань і оцінюється реальність застосування програмних засобів. З цією метою здійснюється аналіз форми і засобу застосовуваного на підприємстві бухгалтерського обліку й оцінюється можливість застосування спеціального програмного забезпечення. При цьому визначаються обсяги облікової інформації і роботи аналітика, кількість часу, необхідного для проведення аналізу. Крім цього, визначається необхідна потужність обчислювальної техніки та складається графік виконання робіт із зазначенням обсягу робіт, строків виконання, конкретних виконавців і форми завершення.

На третьому етапі налагоджуються стандартні програмні засоби і розробляються нові засоби, необхідні для аналізу. Існуючі програмні засоби адаптуються до фактичних облікових даних.

 

На наступному етапі перевіряються сформовані на машинних носіях дані з метою підтвердження їх незмінності, оцінюється стан підприємства, здійснюється тестування та обробка за запланованою моделлю, аналіз одержаної інформації, її оцінка за допомогою бази знань і формування комп’ютерного висновку за позиціями, що аналізуються.

На останньому етапі відбувається оцінка отриманих результатів аналізу.

Автоматизація аналізу основних засобів в сучасних економічних умовах має дуже велике значення, оскільки дозволяє отримувати точні оперативні дані про стан підприємства на кожний день і своєчасно відреагувати на них з метою недопущення небажаних результатів діяльності підприємства [3].

Для оптимального вирішення зазначених питань автоматизованих систем спеціаліста аналітичної служби повинно будуватися на наступних основних принципах: персоніфікація обчислень та самоосвіти робітників, автоматизація професійних знань, автоматизація нових функцій, безпапірна технологія, раціональне втілення розподіленої, децентралізованої та централізованої обробки інформації, а також модульності та системності.

На підприємстві здійснюється часткова автоматизація бухгалтерського обліку, оскільки комп’ютерний парк є досить застарілим і його можливості не дозволяють використовувати нові бухгалтерські програми.

Схема основних етапів аналізу основних засобів підприємства із застосування електронно-обчислювальної техніки відображена на рис. 4.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Рис. 4. Схема основних етапів аналізу основних засобів

Перелік машинограм, які розробляються для вирішення задач оцінки основних засобів підприємства відображено в табл. 1.

Таблиця 1

Перелік машинограм, які розробляються для вирішення

задач аналізу основних засобів підприємства

 

Машинограма

Функціональне призначення

Користувачі

1

2

3

4

1.

Аналіз динаміки основних засобів

Для здійснення аналізу основних засобів

Дирекція, бухгалтерія

2.

Аналіз наявності та руху основних засобів

Для здійснення аналізу основних засобів

Дирекція, бухгалтерія

3.

Аналіз структури основних засобів

Для здійснення аналізу основних засобів

Дирекція, бухгалтерія

4.

Аналіз якісного стану основних засобів

Для визначення якісного стану основних засобів з метою вироблення управлінських рішень по їх координації

Дирекція, бухгалтерія

5.

Аналіз ефективності використання основних засобів

Для визначення ефективності використання основних засобів з метою вироблення управлінських рішень по їх координації

Дирекція, бухгалтерія

 

Алгоритми розрахунків машинограм наведені в табл. 2. та 3.

 

Таблиця 2

Оцінка динаміки якісного стану основних засобів підприємства

 

 

Показники

Одиниці вимірювання

Попередній період

Звітний період

Відхилення (+,-)

абсолютне

відносне

А

В

С

D

E

F

 

 

 

 

D - C

 

 

 

 

D - C

 

Таблиця 3

 

Оцінка наявності і руху основних засобів підприємства

тис. грн.

Види основних засобів

Запаси на початок року

Надходження

Запаси на кінець періоду

Вибуття

Зміна за період

А

В

С

D

E

F

 

 

 

 

 

B+C-D-E

 

 

 

 

 

B+C-D-E

 

Підсумовуючи вищевикладене, необхідно зазначити, що використання комп’ютерної техніки при здійсненні як загального аналізу фінансово-господарської діяльності, так і аналізу основних засобів має важливе значення.

Список використаних джерел:

 

Бутко А.Д. Теорія економічного аналізу:Підручник .-К.:КНТЕУ,2005

Прокопенко І.Ф., Ганін В.І., Петряєва З.Ф. Курс економічного аналізу: Підручник для студентів вищих навч.закладів.-Х.:Легас,2004

Шморгун Н.П., Головко І.В. Фінансовий аналіз:Навч.посібник для студентів вищих навч.закладів .-К.:Центр навчальної літератури,2006