Поетапна модель впровадження програмного забезпечення в систему бухгалтерського обліку

В основі діяльності по створенню та експлуатації програмного забезпечення (ПЗ) лежить поняття життєвого циклу (ЖЦ). ЖЦ є моделлю створення і використання ПЗ, що відображає його різні стани, починаючи з моменту виникнення необхідності в даному програмному продукті, закінчуючи моментом повного припинення його використання.

Традиційно виділяються наступні основні етапи ЖЦ ПЗ: аналіз вимог та проектування, програмування, тестування та налагоджування, експлуатація та супровід.

Існуючі моделі ЖЦ визначають порядок виконання етапів в ході розробки, а також критерії переходу від етапу до етапу. Відповідно до цього найбільшого поширення набули три наступні моделі ЖЦ: каскадна модель, поетапна модель з проміжним контролем, спіральна модель. Каскадна модель допускає перехід до наступного етапу після повного закінчення робіт на попередньому етапі. Це дозволяє спрощено відобразити всі необхідні чинники створення автоматизованої системи обліку. Поетапна модель – ітераційна модель розробки програмного забезпечення з циклами зворотного зв'язку між етапами, який зображає ітераційний процес вдосконалення і підвищення якості. Спіральна – акцентує на аналізі та проектуванні, на кожній ланці створення версії ПЗ або його фрагменті при цьому уточнюються цілі і характеристики проекту і плануються роботи наступного сегменту ПЗ. Як найповніше ЖЦ, технології розробки та забезпечення якості програмних засобів відображені в ІСО 1227.

Можна виділили наступні основні моменти ЖЦ щодо впровадження програмного забезпечення в систему бухгалтерського обліку підприємств: експрес-обстеження, аналіз і побудова технічної архітектури, постачання і встановлення програмного забезпечення, детальне обстеження, адаптація і тестування, впровадження, навчання, супровід.

Каскадна модель вибрана з метою опису фрагменту ЖЦ створення автоматизованої системи обліку масштабнішими етапами. Представлені рисунки відображають технологію впровадження досить приблизно з метою наочного опису основних процедур, потоків, необхідного і бажаного документообігу. Процес реального впровадження адаптації може передувати процесу побудови технічної архітектури, ряд блоків може бути відсутнім. Проте всі ці процеси можуть бути присутніми в тому чи іншому вигляді при будь-якому впровадженні. Модель ЖЦ допускає ітераційний процес вдосконалення і підвищення якості автоматизованої системи обліку шляхом повернення практично в будь-яку точку ЖЦ.

Первинні роботи стосовно збору інформації і визначення вимог щодо ПЗ можуть бути представлені наступним чином рис.1. Завданням експрес-обстеження є збільшений опис структури підприємства, збір відомостей про види діяльності, опис повноти ведення обліку на підприємстві, зведення про галузеві особливості підприємства.

Метою збору інформації є отримання уявлення про об'єкт, що автоматизується, в цілому.

За наслідками даного етапу можна здійснити «попередню діагностику» проблем, які можуть виникнути при впровадженні. Серед інших можна згадати такі, як неправильне оформлення або відсутність первинних документів, неправильне проведення облікових процедур і порядку реєстрації фактів господарської діяльності, відсутність підготовленого персоналу, недоліки передбачуваного для використання устаткування й так далі. За наслідками даного обстеження повинен формуватися документ, який вказує на всі виявлені недоліки та формує шляхи їх ліквідації.

 

 

Рис.1. Збір інформації і визначення вимог щодо ПЗ

 

Для підвищення якості проведення експрес-обстеження і скорочення часу на виконання даного етапу можна скористатися різними методиками проведення опитування на підприємстві.

Можна запропонувати три можливі способи отримання даних: усне опитування персоналу (бухгалтерії), який задіяний у проекті за планом, що готується на перед; анкетування персоналу; використання опитувальників (письмова форма).

Останні два способи зручні тим, що дозволяють значно заощадити ваш час і рекомендуються до використання при неоплачуваних способах проведення обстеження та на етапі експрес-обстеження.

Крім того, заповнені анкети і опитувальники є документами, що підтверджують надану інформацію і можуть використовуватися в подальшій роботі. Використання їх на етапі експрес-обстеження сприятиме економії часу на етапах детального обстеження підприємства у майбутньому.

За наслідками опитування і анкетування можна скласти структурну схему матеріальних та інформаційних потоків між структурними одиницями, що є наочним способом представлення матеріалів. Під матеріальними потоками розуміється рух матеріальних цінностей (товарів, матеріалів, готової продукції і т.д.), під інформаційними потоками – рух інформації у будь-якому вигляді.

Необхідно обов'язково отримати копію затвердженого альбому всіх первинних документів підприємства і графік документообігу, які відповідно до нормативних документів повинні бути на кожному підприємстві. Якщо такий альбом відсутній, повинні бути зразки первинної документації в іншому вигляді, завірені підписами уповноважених співробітників підприємства (керівника підприємства/підрозділу, головного бухгалтера). Альбом первинних документів знадобиться практично на всіх подальших етапах виконання проекту впровадження ПЗ, але краще отримати його вже на етапі експрес-обстеження. Пізніше на основі результатів детального обстеження рекомендується об'єднати документи в логічні групи (документи на відвантаження продукції, кадрові накази, звіти про складські залишки і т.д.) і побудувати збільшену модель документообігу на підприємстві.

Після проведення експрес-обстеження отримана інформація обробляється й аналізується з урахуванням різних вимог. За наслідками аналізу проводиться вибір програмного продукту найбільш відповідного для проведення автоматизації обліку на підприємстві з урахуванням його галузевих особливостей. Оформляється звіт про експрес-обстеження.

На наступному етапі визначається стратегія проведення робіт. Необхідно розробити детальний план-графік, спеціально призначений для ефективного впровадження. Переліки конкретних завдань містять такі питання, як обов'язки учасників проекту, терміни щодо початку і закінчення робіт, а також інші паралельно вирішувані завдання.

Визначивши об'єм майбутніх робіт, необхідно провести аналіз побудови технічної архітектури на підприємстві (рис.2).

Після закінчення заходів щодо постачання й установки програмного забезпечення необхідно узгодити ступінь потреби в адаптації типової конфігурації ПЗ та особливості ведення обліку на підприємстві (рис.3).

Рис. 2. Схема аналізу і побудова технічної архітектури

Рис. 3. Схема установки, адаптації і тестування ПЗ

 

Необхідно визначити вимоги до початкових даних для проведення обстеження і підготувати технічне завдання (перелік робіт).

У разі відсутності технічного завдання, підготовленого на підприємстві, або його непридатності, слід провести детальне обстеження згідно з заздалегідь розробленим планом-графіком.

На етапі детального обстеження підприємства необхідно розшифрувати і деталізувати дані, зібрані в процесі експрес-обстеження. Тут можна використовувати більш детальні опитувальники (господарські операції, лист господарської операції і т.п.).

Наприклад, на етапі експрес-обстеження з'ясована потреба в переході підприємства із застарілої системи обліку на нову. На етапі детального обстеження необхідно скласти опис існуючої системи автоматизованого обліку (якщо така є), її переваги і недоліки. Подібний опис можна оформити у вигляді таблиці 1.

Таблиця 1

Структурна одиниця

Використовувані засоби автоматизації (або їх відсутність)

Спектр вирішуваних облікових завдань

Переваги

Недоліки

 

Результатом детального обстеження є технічне завдання (перелік робіт).

Особливу увагу на етапі адаптації слід приділити ретельному та якісному документуванню всіх змін, що вносяться до початкової конфігурації ПЗ.

Після завершення робіт по адаптації відповідно до підготовлених тестових прикладів проводиться тестування (у систему вводяться реальні дані, але, як правило, в обмеженому об'ємі) адаптованої конфігурації ПЗ. Послідовно тестуються основні функціональні можливості системи, визначувані переліком робіт або технічним завданням шляхом моделювання, реальних ситуацій відвантаження товару, масового прибуткування на склад або виробничого розрахунку собівартості. Дуже важливо провести ці випробування в умовах, максимально наближених до «реальних», щоб уникнути неприємних несподіванок на етапі дослідної та промислової експлуатації на реальних об'ємах даних.

Після проведення адаптації і тестування програмного продукту визначається необхідність проведення робіт по його впровадженню. На даному етапі необхідно визначити черговість виконання робіт, розробити графік переходу окремих користувачів на роботу в новій системі, в особливо відповідальних випадках допускається паралельне ведення обліку ще протягом деякого часу, але бажано не більше одного звітного періоду. Оскільки вірогідні розбіжності в цифрах між двома системами, наприклад, за рахунок використання різних способів округлення або за рахунок помилок при введенні інформації, які потрібно в кінці періоду знаходити в двох системах одночасно, що дуже трудомістко, то найбільш оптимальний час для введення системи в експлуатацію – початок року. Це пов'язано з існуючим порядком формування бухгалтерської звітності протягом року. Особливу увагу необхідно звернути на питання перенесення даних з автоматизованих систем, що використовувалися на підприємстві раніше. У разі підтвердження на підприємстві необхідності такої операції, розробляється план перенесення даних. Відповідно до розробленого плану здійснюється перенесення даних. Після проведення робіт по перенесенню даних (у разі відсутності необхідності в перенесенні – після розробки плану введення в експлуатацію) здійснюється введення в дослідну експлуатацію. Дослідна експлуатація проводиться з метою переконатися в повній відповідності отриманої в результаті налаштавуння системи функціональності вимогам підприємства. На цьому етапі зберігається подвійне введення даних в старій і новій системах, необхідно зважати, що навантаження на облікові служби, задіяні в проекті, істотно зростає. При необхідності можна передбачити поступове введення системи в промислову експлуатацію, на окремих ділянках обліку або підрозділах.

Після успішного проведення тестування програмний продукт вводиться в промислову експлуатацію. Реалізація даного етапу зазвичай означає успішне впровадження. Закінчення робіт оформляється протоколом введення в промислову експлуатацію.

У більшості випадків після постачання, установки й адаптації програмного забезпечення згідно з вимогами підприємства необхідно провести навчання його співробітників, які безпосередньо працюватимуть з автоматизованою системою ведення бухгалтерського обліку. Залежно від об'єму змін у типовій конфігурації ПЗ, внесених при адаптації, ухвалюється рішення щодо учбового плану, по якому проводитиметься навчання. Якщо до конфігурації ПЗ були внесені значні зміни, необхідно провести навчання адаптованої конфігурації. В цьому випадку заздалегідь розробляються курс навчання адаптованої конфігурації та учбовий план. Супровід є важливим елементом в організації функціонування автоматизованої системи ведення бухгалтерського обліку на підприємстві, зазвичай він організовується компанією, яка розробила ПЗ або відповідною службою на підприємстві. Сюди належать можливості безкоштовного оновлення форм звітності, оновлення ПЗ і інших змін (документи, алгоритми розрахунків), подання технічної підтримки по телефону (лінія консультацій) тощо.

Виходячи з вищевикладеного можна запропонувати для подальшого використання поетапну модель впровадження ПЗ в систему бухгалтерського обліку підприємства, яка представлена на рис. 4.

 

Рис. 4. Поетапна модель впровадження ПЗ в систему бухгалтерського обліку підприємств

 

Література:

1. Новикова Е.Н., Осмятченко В.А. Практикум по 1С:Бухгалтерии 7.7 – Уч. Пособ. Для студентов высших учебных заведений. – Кривой Рог: Минерал, 2004 – 196 с.

2. Івахненков С.В. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту: Навч. посіб. – К.: Знання-Прес, 2003. – 349 с.

3. Осмятченко Л.М., Шевчук В.Є. Бухгалтерський облік. Навч. посіб. для студентів вищих закладів освіти. – Львів: «Магнолія 2006», 2007 р. – 196 с.