Значення внутрішнього аудиту при моделюванні системи обліку в корпоративній торговельній мережі

Трансформація економіки України безпосередньо вплинула на зміну напрямків розвитку всього господарського комплексу і, відповідно, торгівлі, як його складової. Цю тезу певною мірою підтверджують сучасні процеси розвитку роздрібної торгівлі в Україні, серед яких необхідно виділити появу на ринку нових організаційних структур, якими виступають корпоративні торговельні мережі.

Для українського ринку такі організаційні утворення є відносно новим явищем, тоді як у розвинених країнах світу вони набули широкого розвитку, довівши свою ефективність та дієздатність. Враховуючи новизну даних структур на українському ринку, вони потребують детального розгляду, дослідження особливостей формування в умовах вітчизняної економіки.

Особливу вагу в даному контексті має тема організації ефективної системи обліку в корпоративній торгівельній мережі. При цьому специфіка діяльності та складність внутрішніх операцій такої підприємницької структури надає саме службі внутрішнього аудиту надзвичайно вагомого значення при побудові та моделюванні системи обліку (управлінського та фінансового).

Загалом, корпоративна торговельна мережа – це сукупність бізнес-одиниць, що знаходяться у спільному володінні та контролі і поєднані спільними зовнішніми та функціональними характеристиками, основним видом діяльності яких є торгівля.

Спільність володіння і контролю – основна риса, що відрізняє корпоративну торговельну мережу.

Отже, саме у внутрішній природі визначення такого підприємницького утворення як корпоративна торговельна мережа криється значення контролю. І не лише для загальної організації роботи торгівельного підприємства, але і для побудови ефективної системи обліку через роботу відділу внутрішнього аудиту.

Міжнародні професійні стандарти внутрішнього аудиту виділяють наступні сегменти діяльності компанії, що найчастіше оцінюються на рівень ризику та необхідність контролю:

надійність та достовірність інформації про фінансово-господарську діяльність компанії;

результативність та ефективність господарської діяльності;

безпека активів;

дотримання законів, нормативних актів та договірних зобов’язань.

Ці сегменти в тій чи іншій мірі передбачають роботу з даними бухгалтерського обліку. Таким чином, важливість ведення достовірного обліку є необхідним базовим фактором для ефективної роботи служби внутрішнього аудиту з метою покращення системи внутрішнього контролю корпоративної торговельної мережі.

Говорячи про облік, маємо тут на увазі його поділ на бухгалтерський (фінансовий) та управлінський (виробничий). Визначення бухгалтерського обліку чітко закріплено законодавчо, а нормативних і законодавчих актів, що регламентують систему управлінського обліку, не існує. Основна відмінність управлінського обліку від фінансового, перш за все, полягає у тому, що він призначений не для зовнішніх користувачів, а для внутрішнього використання в компанії, визначальна мета якого – допомога управлінню в процесі прийняття рішень.

Окрім цього, представлення інформації користувачам за результатами ведення даних двох видів обліку відрізняється: фінансовий облік – за строго затвердженими нормативними актами формами звітності, а управлінський облік – за спеціальними, розробленими для даної компанії, формами.

Загалом облік представляє собою інформаційну систему збору, аналізу, збереження і оприлюднення інформації про суб’єкт обліку. І фінансовий, і управлінський облік є за своєю сутністю єдиним обліком: об’єктом обліку є майно, зобов’язання компанії та їх рух. Але, якщо розглядати облік як єдине ціле, що складається з двох частин, - первинного обліку і форм звітності, то висновок буде наступний:

Перша частина – реєстрація подій та операцій, збір інформації в грошовому та натуральному вираженні, загалом однакова і для фінансового і для управлінського обліку.

Друга частина (форми звітності) відрізняється у кожному з двох видів обліку.

Таким чином, в даному контексті логічніше вести мову про побудову системи єдиного обліку і про форми бухгалтерської і управлінської звітності в корпоративній торговельній мережі.

На практиці первинний облік ведеться як в бухгалтерії, так і у відділі управлінського обліку, тобто відбувається дублювання функцій. Але результати, одержані за підсумками діяльності у певному періоді, за даними управлінського і фінансового обліку часто не співпадають, що викликає сумнів щодо достовірності управлінських звітів (оперативних, планових, аналітичних).

На жаль, в більшості українських компаніях на сьогоднішній день побутує думка, що єдине завдання бухгалтерського обліку полягає лише у представленні звітності податковим органам, не розглядаючи його як інформаційну базу для управлінської звітності, і разом з тим не використовують великі можливості бухгалтерського обліку, його принципів для прийняття управлінських рішень. В більшості випадків це відбувається через незнання мови бухгалтерського обліку, через нерозуміння важливості економічної інформації, яку можна з нього одержати.

Бухгалтери, в свою чергу, володіючи фінансовою інформацією про компанію, не можуть передати її управлінським відділам, що пояснюється відсутністю розуміння ними процесу прийняття рішень та необхідності використання бухгалтерської інформації всередині підприємства, поєднання її з аналітикою, що необхідна для прийняття рішень.

Але, якщо правильно і у повному обсязі ідентифікувати у первинній документації події і, на основі цього, своєчасно реєструвати їх в регістрах бухгалтерського обліку, дані бухгалтерського обліку можна повноцінно використовувати і для управлінської звітності.

Таким чином, для використання потенціалу бухгалтерського обліку, для підвищення якості облікової інформації, „прозорості” обліку, для можливості проведення аналітичної роботи необхідне застосування системи комунікації облікової інформації, мета якої – організація первинного бухгалтерського обліку з використанням оновленого плану рахунків, що містить повний перелік синтетичних і аналітичних рахунків (в тому числі субрахунків), необхідних як для управлінської, так і для бухгалтерської звітності, для аналітичної роботи і для прийняття рішень.

Реалізація даного проекту вимагає:

Перегляду послідовності формування фінансової і управлінської звітності, взаємодії відділів контролю та обліку в процесі первинного бухгалтерського обліку. Відображення операцій у внутрішніх первинних документах (на основі факту операції, а не на основі одержання первинного документу від контрагента) відбувається у функціональних підрозділах. Бухгалтерія здійснює контрольну функцію щодо співставлення операцій в первинному обліку і в первинному документі від контрагента, а також опрацьовує операції для формування фінансової звітності. Завдання служби управлінського обліку – формування управлінських звітів та проведення фінансового аналізу. Окрім цього передбачена процедура виявлення відхилень між фінансовою і управлінською звітністю.

Розробки системи управлінських звітів, що використовуються для прийняття рішень і контролю за їх виконанням. При цьому визначається яка інформація необхідна для формування звітів, в яких первинних документах фіксується і на яких рахунках відображається.

Проведення ревізії і оновлення робочого плану рахунків з введенням необхідних для прийняття рішень аналітичних рахунків (субрахунків) з метою охоплення всіх необхідних об’єктів обліку.

Розробки кодів ідентифікації первинних документів у відповідності з оновленим планом рахунків.

Проведення ревізії існуючих форм первинних документів для визначення необхідності змін і внесення нових реквізитів.

Розробки форм нових первинних документів.

Розробки і впровадження графіку документообігу, який підвищує оперативність прийняття рішень за рахунок відображення операції за фактом її здійснення і забезпечує належні процедури контролю достовірності фінансової і управлінської звітності.

Формування технічного завдання для удосконалення облікової інформаційної системи з метою введення додаткових аналітичних рахунків і можливості формування звітних даних із застосуванням цих доповнень.

Розробки методики ідентифікації об’єкта обліку функціональними службами в процесі складання первинного документу за кожним видом операції, що здійснюється в компанії.

Застосування даної системи комунікації облікової інформації в корпоративній торговельній мережі залежить від специфіки діяльності та структури компанії, а також від досвіду і компетентності спеціалістів бухгалтерії, відділу управлінського обліку та служби внутрішнього аудиту.

Участь внутрішнього аудиту обумовлено тим, що втілення даного проекту, окрім покращення якості обліку, призведе до зміни системи внутрішнього контролю корпоративної торговельної мережі, позитивно вплинувши на її основні компоненти. Участь аудиторів дозволить службі внутрішнього аудиту на етапі створення єдиної системи обліку впровадити необхідні засоби контролю, що забезпечать, перш за все, достовірність управлінської і фінансової звітності, а також ефективність видів контролю, які базуються на даних облікової інформації.

Для служби внутрішнього аудиту метою застосування системи комунікації облікової інформації, окрім раціональної організації бухгалтерського обліку, є забезпечення впровадження в процес створення первинних документів, формування управлінської і бухгалтерської звітності ефективної системи внутрішнього контролю. Важливо створити єдину систему обліку і контролю, тобто ефективно розподілити обов’язки щодо формування, обробки і контролю документів та операцій.

Реалізація даного проекту має велике практичне значення саме для торговельної мережі корпоративного типу, адже вона дасть змогу:

одержувати оперативну інформацію про об’єми реалізації у розрізі окремих торгових об’єктів мережі, видів товарів, сезонів торгівлі;

розподіляти постійні і змінні витрати, згруповувати витрати за торговими об’єктами(підрозділами), видами товарів (продукції);

оцінювати прибутковість роботи корпоративної торговельної мережі, її окремих торгових структурних підрозділів, порівнюючи обсяги реалізації із загальними витратами;

визначати прибутковість груп товарів;

встановлювати обґрунтовані норми витрат і запасів.

Застосування системи комунікації облікової інформації позитивно впливає на засоби контролю, в тому числі контролю корпоративного рівня (процедури у сфері обліку, наприклад, облікова політика, графік документообігу, розподіл повноважень). Підвищення прозорості і достовірності звітності дозволить застосувати ефективні контрольні процедури, які базуються на даних облікової інформації.

Окрім цього, реалізація проекту забезпечить підвищення якості фінансової і нефінансової інформації через підвищення якості обліку, зробить її більш доступною для оперативного прийняття рішень і контролю за їх здійсненням. Проект загалом спрямований на удосконалення комунікацій у сфері обліку, що позитивно відобразиться на системі внутрішнього контролю (рис.1).

Створення прозорого обліку і звітності із застосуванням ефективного внутрішнього контролю підвищить результативність служби внутрішнього аудиту зокрема та діяльності корпоративної торговельної мережі загалом.

 

 

Переваги реалізації проекту комунікації облікової інформації для внутрішнього аудиту корпоративної торговельної мережі

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Підвищення відкритості обліку більш детальною увагою до ідентифікації первинних документів за об'єктами обліку

 

Одержання правдивої інформації з даних бухгалтерського обліку, щодо: 1)об'ємів реалізації окремими торгівельними об'єктами мережі певних товарів; 2)постійних і змінних витрат у розрізі підрозділів, об'єктів, видів продукції; 3)прибутковості роботи компанії, порівнюючи обсяги реалізації із загальними витратами; 4) норм витрат і запасів.

 

Підвищення якості та доступності інформації через підвищення якості обліку

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.1. Переваги системи комунікації облікової інформації для внутрішнього аудиту корпоративної торговельної мережі

 

Таким чином, основна мета внутрішнього аудиту в компанії – це удосконалення діяльності компанії та підвищення її вартості. Впровадження системи комунікації облікової інформації відповідає даній цілі. Окрім цього, такий проект підвищить і ще раз підкреслить важливе значення служби внутрішнього аудиту не лише в корпоративному управлінні та в процесі ведення обліку, але і в щоденній діяльності корпоративної торговельної мережі. Необхідно зауважити ще одну перевагу реалізації даного проекту: відкритість обліку та контролю – це і відкритість компанії, а як наслідок, і підвищення її ринкової вартості та інвестиційної привабливості.